Klauzula o przetwarzaniu danych w CV

Najpierw zastrzeżenie

Ten tekst opisuje zwyczaj rekrutacyjny, a nie stan prawny, i nie jest poradą prawną. Praktyka firm bywa różna, a w razie wątpliwości rozstrzyga klauzula informacyjna samego pracodawcy — ta, którą on podaje w ogłoszeniu albo w formularzu.

Gdzie się jej oczekuje

Z ośmiu rynków, które opisujemy, zgoda na przetwarzanie danych jest zwyczajem w dwóch: w Polsce i we Włoszech. W Niemczech, Wielkiej Brytanii, Stanach, Francji, Hiszpanii i Portugalii nikt jej nie pisze i nikt jej nie szuka.

Dlatego nasza kontrola formatu sprawdza obecność klauzuli tylko w dokumentach po polsku i po włosku. Zgłaszanie tego w niemieckim CV byłoby czystym szumem — i odwrotnie: w polskim dokumencie jej brak jest wart ostrzeżenia, bo część rekruterów odkłada takie zgłoszenie na bok, żeby nie mieć problemu.

Skąd się to wzięło i co się zmieniło

Zwyczaj pochodzi sprzed RODO, z czasów, gdy zgoda kandydata była podstawą, na której pracodawca w ogóle mógł trzymać CV w szufladzie. Zdanie o wyrażeniu zgody dopisywało się więc do każdego dokumentu, bo bez niego aplikacja bywała po prostu kasowana.

Po 2018 roku obraz jest bardziej złożony: dla trwającej rekrutacji pracodawca zwykle opiera się na innej podstawie niż zgoda, a zgoda pozostaje istotna przede wszystkim dla danych wykraczających poza zwykły zakres oraz dla przyszłych rekrutacji. To ostatnie jest najczęstszym powodem, dla którego ogłoszenia wprost proszą dziś o dopisanie zgody.

Zwyczaj przeżył jednak zmianę podstaw prawnych i trzyma się mocno. W polskim CV nadal warto ją mieć — nie dlatego, że dokument bez niej jest wadliwy, tylko dlatego, że jej brak bywa odczytany jako niedopatrzenie.

Jak brzmi dziś

Wersja neutralna, wystarczająca w większości zgłoszeń:

Trzy rzeczy, które warto sprawdzić w swojej wersji:

1. Czy nie powołuje się na ustawę z 1997 roku. Formuła „zgodnie z ustawą z dnia 29.08.1997 o ochronie danych osobowych” krąży w szablonach do dziś, a odsyła do przepisu, którego już nie ma. Wygląda dokładnie na to, czym jest: na CV nieotwierane od dekady.
2. Czy nie obiecuje więcej, niż chcesz. Zgoda „również na przyszłe rekrutacje” znaczy, że Twoje CV zostaje w bazie firmy na dłużej. To bywa korzystne i bywa niechciane — decyzja jest Twoja, ale ma być świadoma.
3. Czy ogłoszenie nie podaje własnego brzmienia. Jeśli podaje, użyj tego. To jedyny przypadek, w którym nie ma o czym dyskutować.

Gdzie ją umieścić

Na końcu dokumentu, drobniejszym stopniem pisma, jako osobny akapit. Nie w nagłówku, nie obok danych kontaktowych i nie w stopce strony — obszar stopki bywa pomijany przy ekstrakcji tekstu, więc klauzula umieszczona tam może dla systemu nie istnieć.

Ma zostać tekstem, nie obrazkiem ani elementem szablonu. To dotyczy zresztą całego dokumentu, ale przy klauzuli kusi, żeby wrzucić ją jako gotową grafikę „bo i tak nikt jej nie czyta”.

Włochy: to samo, innym zdaniem

Włoski rynek jest drugim, na którym zgoda bywa wprost wymagana w treści ogłoszenia — po włosku nazywa się to *autorizzazione al trattamento dei dati personali*, z powołaniem na rozporządzenie unijne.

Jeśli aplikujesz do Włoch, dopisz wersję włoską, nie tłumaczenie polskiej. A jeśli do Niemiec czy Wielkiej Brytanii — nie dopisuj żadnej. Polska klauzula w niemieckim Lebenslauf jest jednym z najczęstszych śladów dokumentu przełożonego z innego kraju bez dostosowania.